Privacyverklaring

door

GDPR voor VZW O.L.B.-S.J.B.-Malle (Ond.Nr. 0690.819.053)

Legaliteitsvereiste

Gerechtvaardigd belang:

Om huidig en toekomstig (recht op) lidmaatschap te controleren, is het noodzakelijk een register bij te houden van alle leerlingen die ooit afgestudeerd zijn aan het Sint-Jan Berchmanscollege te Westmalle. Dit register omvat minimaal de voor- en achternaam, het afstudeerjaar, de afstudeerrichting en de geboortedatum van de oud-leerling.

Het belang is gerechtvaardigd omdat de OLB op elk tijdstip moet kunnen evalueren of een lidmaatschapsverzoek gerechtvaardigd is, nl. of het kandidaat-lid effectief een oud-leerling is.

Privacyverklaring

Welke gegevens houden we bij?

Voor alle oud-leerlingen, ongeacht de status van hun lidmaatschap: naam, voornaam, afstudeerjaar, geboortedatum, status van het lidmaatschap (lid/geen lid).

Voor oud-leerlingen die niet hebben aangegeven hun lidmaatschap te willen opzeggen, kunnen volgende gegevens geregistreerd worden: adres, e-mail, telefoon, GSM, facebook-id, hogere studies en studieresultaten, bedrijf, functie, bedrijfsadres, naam van de partner, namen en geboortedata van de kinderen, ontvangen betalingen en bankrekeningnummers, deelname aan activiteiten, overlijdensdatum.

Hoe verkrijgen wij onze gegevens?

Elk jaar in juni ontvangen wij van de school een lijst met afgestudeerden. Deze lijst omvat naam, voornaam, geboortedatum, adres en e-mail. Deze personen worden opgenomen in ons register als nieuwe leden van de oud-leerlingenbond.

Via diverse interne en externe kanalen ontvangen we informatie waarmee deze startgegevens bijgewerkt en aangevuld worden. Zo vragen we bij elke mailing of de adresgegevens nog kloppen en passen deze zo nodig aan. Gegevens over huwelijken, geboorten en overlijdens worden opgenomen in de mate dat ze ons meegedeeld worden door de oud-leerling voor publicatie in Het Beertje, of op publieke fora verschijnen.

Waarom houden we deze gegevens bij?

Voor niet-leden:

Met deze minimale informatie (naam, voornaam, afstudeerjaar, geboortedatum) kunnen we u als oud-leerling identificeren, wanneer u na een periode van inactiviteit opnieuw wenst toe te treden. De lidmaatschapsstatus bepaalt of u al dan niet lid bent.

Voor leden:

Contactgegevens (adres, e-mail, telefoon, GSM, facebook-id) laten ons toe u tijdig op de hoogte te brengen van activiteiten die u zouden kunnen interesseren. Met de sociale gegevens (bedrijf, functie, bedrijfsadres, naam van de partner, namen en geboortedata van de kinderen) kunnen wij diverse initiatieven ontplooien om de contacten tussen oud-leerlingen te bevorderen op basis van gezamenlijke interesses, opleiding, werkplek, gezinssituatie. Bankgegevens (ontvangen betalingen en bankrekeningnummers) laten ons toe betalingen voor activiteiten te koppelen aan de juiste oud-leerling. Deelname aan activiteiten laat ons toe de betrokkenheid van de oud-leerling bij de organisatie te evalueren in het kader van promotie van activiteiten of de zoektocht naar nieuwe bestuursleden.

Waar en hoe houden we de gegevens bij?

De gegevens worden opgeslagen in een MS Access databank en redundant bewaard op een beveiligde Dropboxmap.

Wie verwerkt de gegevens?

De verwerking van de gegevens geschiedt door een hiertoe gemachtigd bestuurslid van de vereniging. De voorzitter kan eveneens de gegevens raadplegen. Andere bestuursleden hebben geen toegang, tenzij dit nodig is om bepaalde activiteiten administratief te verwerken.

Wie krijgt de gegevens?

De gegevens worden met niemand gedeeld, zelfs niet met de school. Zij worden niet verkocht of anderszins te gelde gemaakt. Het is mogelijk dat zeer selectief bepaalde data meegedeeld worden aan oud-leerlingen. In concreto betreft dit het doorgeven van adresgegevens aan oud-leerlingen die in voorbereiding op een reünie graag mede-oud-leerlingen willen motiveren om aanwezig te zijn. In voorkomend geval worden enkel de gegevens verstrekt die strikt noodzakelijk zijn voor het opgegeven doel: enkel de gevraagde klas en enkel de gegevens van oud-leerlingen die zich niet hebben laten schrappen als lid. De ontvanger van de gegevens wordt gevraagd de beschikkingen van deze privacyverklaring na te leven.

Hoelang bewaren we de gegevens?

De gegevens worden bewaard zolang de oud-leerlingenbond of zijn rechtsopvolgers zullen bestaan. Het is immers niet uit te sluiten dat een oud-leerling op welk moment in zijn leven dan ook, beslist om opnieuw contact te zoeken met de bond.

Hoe worden de gegevens beveiligd?

De databank bevindt zich op een persoonlijke laptop die zich steeds in een beveiligde Wifi-omgeving en achter een Firewall bevindt. Backups worden opgeslagen op Dropbox. Dropbox beschermt bestanden in opslag en tijdens verzending tussen hun apps en servers. Elk bestand wordt opgedeeld in blokken en elk blok wordt versleuteld met sterke encryptie. Alleen gewijzigde blokken worden gesynchroniseerd. Voor meer informatie betreffende Dropbox, verwijzen we naar de website van de betreffende firma.

Bij vaststelling van diefstal van de databank zullen de getroffen oud-leerlingen per e-mail op de hoogte gesteld worden.

Hoe kan u zich uitschrijven als lid?

De uitschrijving als lid kan per mail of schriftelijk aangevraagd worden.

Wat zijn uw rechten?

De oud-leerlingenbond respecteert en faciliteert de rechten u toegekend door de Europese verordening GDPR (General Data Protection Regulation), in werking sinds 24 mei 2016 en van toepassing vanaf 25 mei 2018, inzonderheid:

  • recht op informatie, inzage en kopie, aanpassing: u stuurt hiertoe een mail naar:
  • recht op bezwaar: niet van toepassing
  • recht op vergetelheid: een minimale gegevensset wordt bewaard om de werking van de bond te kunnen garanderen (naam, klas, geboortedatum)
  • recht op intrekken toestemming: niet van toepassing
  • recht op overdraagbaarheid: niet van toepassing
  • recht op weigering geautomatiseerde individuele besluitvorming, profilering: niet van toepassing
  • recht op beperking van verwerking: niet van toepassing

Beeldmateriaal

Door deelname aan een activiteit van de oud-leerlingenbond, verklaart de oud-leerling zich akkoord met het maken van beeldmateriaal en de publicatie ervan op onze website en besloten facebookgroep. Hij kan evenwel op elk moment per mail of schriftelijk deze toestemming intrekken en de verwijdering van het beeldmateriaal aanvragen.